Charges locatives : ce que le locataire paie et ce que le propriétaire peut facturer (2026)

Les charges, c'est le premier motif de friction entre locataires et propriétaires. Pour le locataire, la question est simple : qu'est-ce que je dois vraiment payer en plus du loyer ? Pour le propriétaire : qu'ai-je le droit de refacturer et comment éviter les litiges ?

La réponse tient dans une liste limitative fixée par la loi : les charges récupérables.

📌 L'essentiel à retenir

• Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées par le propriétaire qu'il peut refacturer au locataire. Leur liste est limitative (décret n° 87-713 du 26 août 1987) : ce qui n'y figure pas reste à sa charge.
• Elles se répartissent en huit grandes catégories : ascenseur, eau et chauffage, parties communes, espaces extérieurs, hygiène, équipements, personnel d'immeuble et certaines taxes.
• Toute charge n'est récupérable que sur justificatif : le propriétaire ne peut facturer que des dépenses réellement engagées et prouvées.
• Deux modes de paiement existent : les provisions sur charges (avec régularisation annuelle) et le forfait (fixe, sans régularisation, réservé au meublé et à la colocation).
• Le délai de prescription est de 3 ans, dans les deux sens. En cas de litige, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement.

Charges locatives, charges récupérables, charges de copropriété : ne pas confondre

Avant tout, clarifions trois notions souvent mélangées, car cette confusion est à l'origine de nombreux litiges :

• Les charges récupérables (ou charges locatives) sont les dépenses avancées par le propriétaire qu'il peut refacturer au locataire, uniquement si elles figurent dans la liste réglementaire.
• Les réparations locatives sont les petites interventions d'entretien courant à la charge du locataire dans son logement (remplacer un joint, déboucher un siphon, entretenir la chaudière..). Ce n'est pas la même chose que les charges, qui portent sur l'immeuble et les services collectifs.
• Les charges de copropriété sont appelées par le syndic au propriétaire. Seule une partie est récupérable sur le locataire, mais le reste (gros travaux, honoraires de syndic…) reste à la charge du bailleur.

Qu'est-ce qu'une charge récupérable ?

Le principe est posé par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui dresse une liste limitative et exhaustive. Seules les dépenses expressément mentionnées peuvent être facturées au locataire. Aucune charge ne peut être ajoutée, même par accord entre les parties : une clause du bail qui prévoirait l'inverse serait réputée non valable.

Le non paiement des charges peut pousser à l'expulsion du locataire.

La liste complète des charges récupérables

Le décret organise les charges récupérables en huit grandes catégories. Voici le détail de ce que le propriétaire peut refacturer :

À titre indicatif, les charges représentent en moyenne 25 à 30 % du coût total du logement pour l'occupant. Pour une maison individuelle sans copropriété, la seule charge récupérable est souvent la TEOM (de l'ordre de 100 à 200 € par an).

Le cas particulier du gardien ou de l'employé d'immeuble

C'est l'un des postes les plus mal compris, car la part récupérable dépend des missions exercées. La règle est la suivante :

• Un employé d'immeuble non logé qui assure l'entretien : sa rémunération et ses charges sociales sont récupérables à 100 %.
• Un gardien ou concierge qui assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des ordures ménagères : 75 % de son salaire et de ses charges sont récupérables.
• Un gardien qui n'assure qu'une seule de ces deux tâches : 40 % seulement.

Dans le montant récupérable, on inclut le salaire, les charges sociales et les avantages en nature. En revanche, sont exclues les indemnités de licenciement et les dépenses de formation, qui restent à la charge du propriétaire.

Le principe clé : uniquement sur justificatif

Voici la règle d'or que trop de bailleurs oublient : une charge n'est récupérable que si elle correspond à une dépense réellement engagée et prouvée par une facture. Concrètement, un propriétaire qui entretient lui-même le jardin ne peut pas facturer son temps de travail au locataire. Il peut seulement lui répercuter, sur justificatif, l'achat des consommables (essence de la tondeuse, sacs, produits..).

Pour facturer une prestation de main-d'œuvre, il faut une facture d'une société d'entretien. Cette exigence de justificatif est la meilleure protection du locataire contre les abus.

Quelles charges restent à la charge du propriétaire ?

À l'inverse, un certain nombre de dépenses ne peuvent jamais être refacturées, car elles relèvent de la propriété et non de l'usage :

• les gros travaux et la rénovation (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement d'un ascenseur ou d'une chaudière collective) ;
• les honoraires de syndic et les frais de gestion ;
• l'assurance propriétaire non-occupant (PNO) ;
• le remplacement d'équipements vétustes ;
• la taxe foncière (à l'exception de sa part TEOM).

Provisions ou forfait : les deux modes de paiement des charges

Le bail doit obligatoirement préciser comment les charges sont récupérées :

Les provisions sur charges (avec régularisation)

C'est le régime par défaut et obligatoire en location vide. Le locataire verse chaque mois une provision (une avance estimée) en plus du loyer. Une fois par an, le propriétaire compare ces provisions aux dépenses réelles : c'est la régularisation.

Si le locataire a trop versé, on lui rembourse le trop-perçu, mais s'il n'a pas assez versé, il paie le complément.

Le forfait de charges (sans régularisation)

Réservé à la location meublée, à la colocation avec bail unique et au bail mobilité, le forfait est un montant fixe et définitif. Sa contrepartie : il ne peut jamais être régularisé. Ni le propriétaire (si les charges explosent), ni le locataire (si elles baissent) ne peuvent réclamer d'ajustement.

Provisions ou forfait : le comparatif

La régularisation annuelle : comment ça marche ?

La régularisation doit intervenir au moins une fois par an. Pour être valable, le propriétaire doit :

• établir un décompte détaillé des charges, par nature de dépense (eau, chauffage, entretien, TEOM…) ;
• envoyer ce décompte au locataire au moins un mois avant la date d'exigibilité du solde ;
• tenir les justificatifs à disposition du locataire pendant six mois après l'envoi du décompte (factures, relevés du syndic, contrats d'entretien).

Le locataire, de son côté, est en droit d'exiger ces justificatifs. En cas de régularisation tardive portant sur plus d'un an, le locataire peut demander à échelonner le paiement.

Un exemple chiffré de régularisation

Prenons un cas concret. Un locataire verse 100 € de provisions par mois, soit 1 200 € sur l'année. À la clôture, le propriétaire établit le décompte des charges réelles récupérables :

Le calcul est alors simple : 1 350 € (charges réelles) − 1 200 € (provisions versées) = 150 €. Le locataire doit donc un complément de 150 €. Si le résultat avait été négatif (provisions supérieures aux charges réelles), le propriétaire aurait dû lui rembourser la différence.

Le cas de la copropriété

Quand le logement est en copropriété, le calcul est facilité par le syndic. Chaque année, l'arrêté annuel des comptes distingue la part « locative » (récupérable) des charges de copropriété. Le propriétaire n'a alors qu'à reporter cette part récupérable dans le décompte transmis au locataire.

L'individualisation de l'eau et du chauffage

Lorsque l'immeuble est équipé de compteurs individuels (eau) ou de répartiteurs de frais de chauffage, la facturation se fait selon la consommation réelle de chaque logement, ce qui est plus juste.

À défaut, la répartition se fait selon les tantièmes ou la surface. Vérifier le mode de répartition retenu est un bon réflexe, côté locataire comme côté bailleur.

Points de vigilance à avoir

Quelques réflexes évitent l'immense majorité des conflits :

• Bien calibrer les provisions : Des provisions trop faibles aboutissent à un gros rappel à la régularisation et donc à une mauvaise surprise pour le locataire. Trop élevées, elles immobilisent inutilement sa trésorerie. L'idéal est de coller au plus près des charges réelles de l'année précédente.
• Exiger (ou fournir) les justificatifs :  La transparence protège les deux parties. Un décompte clair et des factures coupent court à toute contestation.
• Connaître la prescription de 3 ans : Elle joue dans les deux sens (article 7-1 de la loi de 1989) : le propriétaire peut réclamer des charges oubliées jusqu'à trois ans en arrière et le locataire réclamer un trop-payé sur la même durée.
• Anticiper le départ en cours d'année : En copropriété, l'arrêté annuel des comptes tombe souvent après l'état des lieux de sortie. Le propriétaire peut alors conserver une partie du dépôt de garantie (dans la limite de 20 %) en attendant la régularisation finale, puis solder le compte.

En cas de litige : la commission de conciliation

Un désaccord sur les charges ? Avant d'envisager le tribunal, sachez qu'il existe une voie gratuite et amiable : la commission départementale de conciliation (CDC). Composée de représentants des bailleurs et des locataires, elle peut être saisie gratuitement par l'une ou l'autre partie pour tenter de trouver un accord sur un litige.

Si la conciliation échoue, le locataire ou le propriétaire peut alors saisir le juge des contentieux de la protection.

Mon retour d'expérience de bailleur

Dans mes locations, j'ai adopté le fonctionnement le plus transparent : des provisions sur charges, que je régularise chaque année. Concrètement, je prépare un décompte détaillé (je le fais sous Word, que je transmets ensuite en PDF au locataire), où je reprends poste par poste les charges réelles, les provisions déjà versées et le solde à rembourser ou à payer.

Cette rigueur me prend un peu de temps une fois par an, mais elle m'évite des tensions : le locataire voit exactement ce qu'il paie et pourquoi.

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